Ни для кого не секрет, что для эффективной работы бизнеса очень важно настроить оперативный процесс создания и оформления документов, будь то договоры, счета, акты, квитанции и т.п.
В Битрикс24 существует встроенный конструктор счетов и договоров внутри CRM, а также готовые шаблоны документов. Так, подготовить все документы по сделке можно за пару кликов.
Шаблон документа – это макет будущего договора, счета или иного документа, который содержит постоянные и переменные поля с данными. Их настройка дает возможность ускорить документооборот компании и уменьшить количество ошибок, которые могут допустить менеджеры.
В CRM Битрикс24 можно использовать готовые, а также создавать собственные шаблоны документы. Предустановленные шаблоны в Битрикс24 - это счета и бланки, которые используются внутри этапов воронки продаж, в таких разделах, как контакты, сделки, заказы, счета, лиды и предложения.
Пройдемся по этапам работы с шаблонами
- Для того, чтобы начать работу, необходимо зайти в какую-либо сущность CRM (например, в сделку) и нажать кнопку “Документ”.
- В выпадающем списке отображаются варианты доступных базовых шаблонов. Например, “Счет (Россия)”.
- Далее формируется счет, в который заполняются все необходимые поля из выбранной сделки: товар, сумма, исполнитель, заказчик и другое.
- Документ можно скачать в формате .docx или .pdf.
Не будем забывать, что в Битрикс24 можно сразу же отправить документ на почту клиента или на открытые линии, если они подключены. Также можно скопировать ссылку на документ и отправить в мессенджеры или sms-сообщения.
Стоит упомянуть, что в Битрикс24 есть возможность:
- Внести правки в стандартный (встроенный) шаблон;
- Добавить собственный шаблон документа.
Для того, чтобы изменить и внести определенные правки в шаблон документа, необходимо скачать его, внести изменения и загрузить уже с нужными исправлениями.
Можно добавить собственный шаблон, где, к примеру, сразу же будут заполнены все реквизиты компании (например, отдельные шаблоны для ООО и ИП).
Создание и редактирование шаблона
В шаблоне то или иное поле документа обозначается определенным символьным кодом с портала (в разделе “список полей”), с помощью которого все поля из сделки с портала будут подтягиваться в сам шаблон. Самое главное, не запутаться! Ведь на портале 5407 символьных кодов. Также необходимо настроить привязку сущности CRM к новому созданному шаблону.
Шаблон документа с символьными кодами
акже конструктор шаблонов позволяет завизировать документ подписью и печатью. Место под печатью определяется символьным кодом {MyCompanyUfStamp}. Так, код автоматически заменится на печать компании, предварительно добавленную в реквизиты предприятия.
Основные плюсы использования шаблонов документов в Битрикс24:
- Экономия времени на создание документа, а следовательно, оперативная работа с клиентом;
- Автоматизация создания различных документов;
- Предотвращение и исключение ошибок менеджера ручного ввода данных;
- Возможность использования встроенных шаблонов документов, которые соответствуют Российскому законодательству.