Документооборот: договор идёт по маршруту, а не по кабинетам
Пока согласование живёт в почте и мессенджерах, никто не знает, у кого лежит договор и почему он не двигается. Настраиваем маршруты: документ идёт по этапам автоматически, сроки контролируются, а подписанный экземпляр находится за секунды.
/ Что настраиваем
Что входит в автоматизацию
Шаблоны документов
Договоры, счета, акты и приказы формируются из шаблонов с подстановкой данных из CRM или учётной системы.
Маршруты согласования
Кто, в каком порядке и в какой срок. Параллельные ветки для юристов и финансистов, чтобы не ждать по очереди.
Электронная подпись
Подписание внутри системы, юридически значимо. Без печати документов ради одной подписи.
Обмен через ЭДО
Отправка контрагентам и приём входящих: документы попадают сразу в учёт, а не пересылаются письмами.
Хранение и поиск
Единый архив с версиями и правами доступа. Видно, кто и что менял в документе.
Контроль сроков
Напоминания и эскалация: если документ завис, об этом узнают до того, как сорвётся сделка.
/ Что даёт система
Как меняется работа отдела
- Договор согласуют в почте, версии путаются
- Неизвестно, у кого документ и сколько он там лежит
- Подписанные экземпляры ищут по папкам и почте
- Закрывающие документы собирают вручную в конце месяца
- Маршрут задан: документ двигается сам, версия одна
- Видно этап и просрочку по каждому документу
- Поиск по контрагенту, дате и типу — за секунды
- Закрывающие уходят через ЭДО автоматически
Документооборот тормозит не из-за объёма бумаг, а из-за неопределённости: никто не знает, чья сейчас очередь. Маршрут снимает именно это.
Подход AmSales к документообороту
/ Как внедряем
Путь до работающей системы
Разбор процессов
Смотрим, какие документы ходят, кто их согласует и где реально теряется время.
Шаблоны и маршруты
Настраиваем формирование документов и правила согласования по типам.
Подпись и ЭДО
Подключаем электронную подпись и обмен с контрагентами, связываем с учётной системой.
Запуск и донастройка
Запускаем на одном типе документов, смотрим статистику по срокам и расширяем на остальные.
Посчитаем, где стоят ваши документы
Разберём маршрут согласования и покажем, что можно ускорить.